Een automatisch afwezigheidsbericht kan regelmatig tot ergernis leiden bij klanten en relaties. Een mailer heeft vaak een urgente vraag of opmerking en ontvangt dan geen directe reactie. Door wat meer zorg te besteden aan je afwezigheidsbericht, kun je relaties alsnog optimaal helpen. En misschien zelfs voor wat vrolijkheid zorgen.
Concrete informatie
Allereerst is het cruciaal dat je in je afwezigheidsmail concrete informatie verstrekt. Je wil niet dat de afzender van een bericht onduidelijkheid ervaart over de huidige situatie.
Het is daarom van belang om duidelijk te communiceren in je afwezigheidsbericht. Het helpt bijvoorbeeld om de datum te noemen wanneer je weer aan het werk gaat. Bovendien is het zinvol om helder aan te geven hoe er wordt omgegaan met binnenkomende berichten gedurende je afwezigheid. Check je zelf periodiek nog je inbox? Of is er een teamgenoot beschikbaar voor cliënten en contacten? Of is er een collega waar klanten en relaties terecht kunnen? Stem dit goed met elkaar af, zodat klanten niet van het kastje naar de muur worden gestuurd.
Creatieve aanpak
Heb je alle concrete informatie helder geformuleerd? Dan wordt het tijd om je afwezigheidsbericht wat meer karakter te geven. Ook al ben je er niet, een afwezigheidsbericht kun je beschouwen als een interactiemoment met je klanten en contacten. Het loont dus om hier wat meer tijd en energie in te investeren. Deze tips helpen je hierbij:
Houd het luchtig
Door bijvoorbeeld een zinnetje toe te voegen over je vakantieplannen, maak je het bericht persoonlijk, luchtig en leuk om te lezen.
Maak het inspirerend
Met een leuke, inspirerende quote kun je bij de mailer een glimlach op het gezicht toveren. Denk bijvoorbeeld aan een quote over het belang van vakantie.
Gebruik humor
Het is misschien lastig in een korte mail, maar probeer een beetje humor in je out-of-office-bericht te verwerken. Natuurlijk zonder dat het overdreven wordt. Jij kunt zelf het beste bepalen wat hierin goed bij jou en je klanten/relaties past.
Kijk ook naar de onderwerpregel
Heb je een leuke tekst bedacht voor je afwezigheidsmail? Kijk dan ook nog even naar de onderwerpregel. Daar kun je vast ook iets origineels voor bedenken.